4 tips waarmee je alle problemen in jouw bedrijf oplost

“De-andere-kant-op-denken”.

Op het moment dat ik dit schrijf zit ik in een vliegtuig naar IJsland voor een ontspannen week vol met extreem mooie natuur en rust. Het leuke aan vliegen naar IJsland vind ik om eens een keer de andere kant op te vliegen. Eerdere vluchten waren voornamelijk naar landen die zuidelijker liggen dan Nederland, waardoor ik in 1e instantie veel over land heen vloog of parallel aan de kust. Nu ik een keer de andere kant op vlieg ziet de wereld er door mijn raampje heel anders uit. Dit geeft mij inspiratie voor “De-andere-kant-op-denken”.

4 tips waarmee je alle problemen in jouw bedrijf oplost

“De-andere-kant-op-denken”

Op welke manier los jij de problemen in je bedrijf op?

De afgelopen maanden heb ik veel ondernemers gesproken over de problemen in hun bedrijf en de manier waarop zij dit oplossen. Kenmerkend voor veel ondernemers is dat zij met doorzettingsvermogen de problemen aanpakken. Door hard te werken en de schouders eronder te zetten. De keerzijde hiervan is dat het flink wat energie, tijd en geld kost en je hiermee meestal niet het echte probleem oplost!

Hoe vind ik het echte probleem in mijn bedrijf?

Het afgelopen jaar ben ik met ANNO2040 flink gegroeid. Sinds dit jaar moeten wij hierdoor maandelijks 3x zoveel facturen verwerken, wat een flinke druk geeft op onze boekhouders. De “standaard” manier waarop ik dit zou oplossen is door harder te werken en meer uren te maken. Als dit niet genoeg is zou ik vervolgens extra boekhouders aannemen. Hiermee los ik alleen niet het echte probleem op!

Het klinkt misschien een beetje gek, maar ik heb dit bedrijf niet opgericht omdat ik er als klein jongetje van droomde om facturen te gaan verwerken. De reden waarom ik dit bedrijf gestart ben is om zoveel mogelijk ondernemers te helpen met het laten groeien van hun bedrijf. In mijn visie heb je daarvoor actuele managementinformatie nodig waaraan je kunt zien of het goed gaat of niet. Om deze reden heb ik een administratiekantoor opgericht die facturen op dagbasis verwerkt en zorgt dat jij iedere dag weet waar je staat.

Als ik bovenstaande ontleed, dan kom ik op de volgende probleemstelling:

“Hoe zorg ik ervoor dat ik dat ik zoveel mogelijk ondernemers help aan actuele cijfers van hun bedrijf en mijn boekhouders niet steeds meer facturen moeten gaan verwerken?”

Het oplossen van échte problemen lukt niet met doorzettingsvermogen, meer uren en gezonde koppigheid. Dit vereist “De-andere-kant-op-denken”.

Hoe los ik de problemen in mijn bedrijf op?

Als ondernemer kun je het niet alleen doen. Zo laat ik mij al vele jaren helpen door coaches in binnen- en buitenland.  Een waardevolle les die ik geleerd heb, is dat je door het beantwoorden van maximaal vier vragen, de échte problemen kunt oplossen. Deze vragen deel ik graag met jou.

Welke 4- hoofdvragen helpen mij alle problemen op te lossen?

-Vraag 1: Is het mogelijk de oorzaak van het probleem op te lossen door er mee te stoppen?

-Vraag 2: Is het mogelijk de oorzaak van het probleem op te lossen door te optimaliseren?

-Vraag 3: Is het mogelijk de oorzaak van het probleem op te lossen door automatisering?

-Vraag 4: Is het mogelijk de oorzaak van het probleem op te lossen door het te outsourcen?

Deze vragen helpen je het échte probleem op te lossen door de vragen stap voor stap langs te lopen. De eerste vraag die je met “Ja” kunt beantwoorden is de activiteit waarmee je aan de slag gaat.

Stoppen

Als er één ding is wat zo tegen de natuur van een ondernemer in gaat is het ergens mee stoppen. Toch is het vaak de beste oplossing. In het probleem wat ik hierboven geschetst heb, biedt het geen oplossing. Het is lastig aan jou actuele cijfers te leveren, als je facturen niet verwerkt worden.

Optimaliseren

Wanneer stoppen niet mogelijk is, kan optimaliseren een goede oplossing zijn. Je kunt bijvoorbeeld denken aan het formuleren van één antwoord op veelgestelde vragen, zodat je die iedere keer weer kunt gebruiken. Een ander voorbeeld is dat je vergaderingen die niet efficiënt verlopen, voortaan staand gaat uitvoeren in plaats van dat iedereen op een stoel zit. In mijn probleem hebben we alles al volledig geoptimaliseerd. Dus ga ik door naar de volgende vraag.

Automatiseren

Heel erg veel werkzaamheden kunnen geautomatiseerd worden. Als je iets kunt automatiseren, dan vind ik dat je dit altijd moet doen. Het is in mijn visie een enorm verlies wanneer je het denkvermogen van mensen niet kunt inzetten, omdat zij werkzaamheden uitvoeren die geautomatiseerd kunnen worden. Voor het oplossen van mijn probleem is hier dan ook mijn oplossing te vinden. Met een geautomatiseerde verwerking van facturen kan ik meer ondernemers helpen met de groei van hun bedrijf, terwijl mijn boekhouders niet harder hoeven te werken.

Voor dit probleem heb ik hiermee dus mijn oplossing gevonden. Zou dit niet zo zijn, dan zou ik kijken naar outsourcen.

Outsourcen

Het outsourcen van je probleem is een goede oplossing wanneer iemand anders het beter kan. Dit doe je automatisch al met veel zaken. Voor een telefoongesprek met klanten heb je een provider die jou en je klant met elkaar verbindt. Je boekhouding en belastingzaken besteedt je uit aan een gespecialiseerd kantoor. En voor het bezorgen van je producten maak je gebruik van een bezorgdienst.

Er zijn ook minder voor de hand liggende werkzaamheden die je kunt uitbesteden. Het maken van een offerte kun je prima door een Virtual Assistent laten doen. Net zoals het maken van processen, het bijhouden van je e-mail, het plannen van afspraken en meer taken die jij de hele dag doet. Door werkzaamheden waar mogelijk te outsourcen, heb jij meer tijd te besteden aan het oplossen van de echte problemen in je bedrijf.

Wil je weten hoe ik je kan helpen met jouw bedrijf? Stuur mij dan een berichtje. Ik vertel je er graag meer over.

Fijne dag verder!

Groeten,
Mark

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *